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Quando uma Empresa não responde a um e-mail , está a riscar a sua Imagem e Reputação digital e não só

Seja qual for o motivo para não responder, acredite, este motivo não irá retirar a deselegância, o desrespeito, a falta de cortesia nem o facto de que é prejudicial à imagem da sua empresa.

Luanda /
11 Mai 2022 / 10:27 H.

A empresa, que está preocupada em manter a boa imagem e a reputação sem mácula que tem no off-line , precisa saber que é necessário supervisionar a sua actuação no digital, para que não risque as duas ( off-line e on-line ).

A Internet trouxe diversos benefícios, isso é uma realidade inegável e imutável. Favorece o uso das diversas redes sociais, que usamos tanto para fins sociais como profissionais. Trouxe rapidez, proximidade, expansão, crescimento e inovação na forma de expor, vender e comprar produtos e serviços.

Assim como na comunicação verbal, não verbal e escrita, o bom senso, a cordialidade e a agilidade devem estar presentes também, quando nos comunicamos virtualmente - por correio electrónico. Exige-se mensagens objectivas, respostas rápidas, ortografia correcta, identificação, respeito no tratamento formal ou informal, em função do status de quem nos dirigimos, ou seja, é importante usarmos a mesma regra como na comunicação escrita e oral.

Por que “muitas empresas” não respondem aos e-mails?

Por razões variadas!

1.º Algumas defendem que não respondem por receberem vários.

2.º Outras porque não têm um colaborador específico para cuidar desse assunto.

3.º Umas porque acreditam que não se deve responder, quando a resposta for negativa, no caso de entrevistas de emprego, pedidos de estágio e outras informações.

Nota: o meu conselho - a resposta negativa é “muito melhor” do que não responder, visto que a “mesma” abre possibilidades para N interpretações.

4.º Por negligência e fila continua...

A verdade é que, quando uma empresa não responde a um e-mail , está a sujar o bom nome da sua marca e o respeito de quem a escreve e de como será referenciada a terceiros.

Seja qual for o motivo para não responder, acredite, este motivo não irá retirar a deselegância, o desrespeito, a falta de cortesia nem o facto de que é prejudicial à imagem da sua empresa.

Muitas vezes, o responsável da área, que deve responder aos e-mails, não tem noção de que a sua decisão de não responder aos e-mails reflecte na imagem da empresa. Vou explicar melhor: “um profissional leva na sua mão esquerda a sua pasta (habilidade técnica) e na sua mão direita, carrega o nome, a reputação e a qualidade da empresa que representa (habilidade comportamental).

Em síntese, seja ao responder aos e-mails ou na comunicação empresarial no seu dia-a-dia laboral, por correio electrónico, fuja de fofocas, insinuações, palavras com significado ambíguo, que fundamentem o preconceito ou assédio e qualquer conteúdo que possa pôr em causa a moral e o valor de um colega, cliente, fornecedor, sócio ou da empresa.

- A hierarquia não deve ser descuidada. Uma cópia original ao chefe e outra para os demais;

- O recurso a “cópia oculta” é requerida quando se envia mensagem para diversos destinatários;

- Certifique-se de que guarda cuidadosamente a sua senha de acesso, para evitar que alguém use o seu acesso, para enviar documentos/projectos confidenciais ou fazer comentários ofensivos para alguém de dentro ou fora da empresa em seu nome;

- Muitas empresas utilizam e-mail no-reply (aquele que não permite que o receptor responda), desaconselho, uma vez que, acaba por criar uma barreira de comunicação entre a empresa e os seus clientes ou potenciais clientes. O que resultará em quebra e desinteresse no relacionamento que o cliente estava disposto a estabelecer. Afinal, é como se a empresa dissesse que “não está disposto a ouvir o que o destinatário tem a dizer”.

- Tenha um e-mail real, que represente para os seus clientes credibilidade e transparência.

- E para finalizar, por favor, não, nunca deixe de responder às mensagens recebidas por e-mail e faça o mais rapidamente possível, o máximo é até três (3) dias.