As regras de boa conduta apropriadas às transacções entre indivíduos deverão aplicar-se igualmente às relações entre empresas. O pressuposto de que uma empresa não tem personalidade é falso. Na realidade, quando tratamos assuntos com outras firmas, todas as acções dos funcionários criam uma imagem que ou reforça os padrões esperados de comportamentos ou os prejudica. Será uma boa política de negócios todos comportarem-se de modo compatível porque:
Fornecedores, clientes e concorrentes apreciam
as firmas que valorizam o respeito pelos outros;
Favorece um trabalho de equipa mais eficaz;
É bom para a moral.
Nas negociações entre empresas a responsabilidade é particularmente individual. Como nos devemos comportar ao representar a firma?
Respeitar Hierarquias
Cada empresa tem a sua hierarquia, consubstanciada nos diversos níveis do seu organigrama.
Assim como cada um tem uma posição reconhecida na sua empresa, o mesmo acontece com o nosso interlocutor. Para isso devemos sempre:
Esclarecer a nossa posição hierárquica no primeiro encontro. Sempre que possível devemos usar um cartão de visita comercial e acrescentar algumas informações úteis sobre a estrutura a que pertencemos;
Determinar a posição da outra pessoa na estrutura da sua firma, principalmente se tiver uma posição mais ou menos importante do que a nossa (lembremo-nos que firmas diferentes tem títulos diferentes e que um chefe de secção de uma multinacional pode ser mais importante do que o director de uma empresa pequena);
Usar a formalidade apropriada às posições respectivas.
Assim quando iguais, as relações tornar-se-ão rapidamente informais enquanto uma pessoa com uma posição menos importante deve sempre adoptar um nível de formalidade ditado por quem estiver em posição superior;
Decidir o modo mais eficaz de explorar as respectivas estruturas. Isto significa acordar a maneira como as decisões e as comunicações serão feitas, não só entre nós e a outra pessoa, mas também entre os respectivos chefes. A maior parte dos gestores já tiveram a experiência uma vez ou outra de serem ultrapassados por uma decisão tomada nas suas costas, que se qualifica entre as formas de conduta menos aceitáveis, em particular quando inclui alguém exterior à firma.
Esclarecer os canais de comunicação deste o principio, minimiza essa possibilidade;
Deixar que o seu contacto resolva os problemas da sua própria hierarquia, pois não ganha nada em envolver-se na política interna de outras empresas.
Entre os problemas que podemos encontrar ao contactar com a hierarquia de outras firmas estão os seguintes:
Sentirmo-nos desapontados com o nosso contacto.
Será delicado e oportuno darmos uma oportunidade para que o nosso interlocutor corrija a sua atitude, antes de apresentarmos queixa na sua firma; também deveremos levar em conta que o diagnóstico interno será tendencioso em relação aos interesses da outra parte e não aos nossos;
Alteração do nível dos contactos depois da reunião inicial. Normalmente o primeiro contacto é a nível superior ( para conseguir, por exemplo, um novo cliente) e as restantes transacções são a um nível mais baixo. Não há qualquer problema com isso excepto quando houver uma promessa implícita que todos os contactos passem a ser a nível superior. É pouco delicado que essa impressão não seja esclarecida;
A outra firma não dar um tratamento correcto à sua hierarquia. Isso pode ser irritante, mas devemos sempre dar mais importância aos interesses mais alargados da relação entre as duas firmas, do que a qualquer ofensa pessoal que possamos sentir.
Ser Leal para com a Empresa
Poderemos sentir-nos tentados a confiar os nossos problemas ou os da nossa empresa a alguém de outra firma. Como deverá ser o nosso comportamento nesses casos?
Lembremo-nos que criticar a nossa empresa diante de terceiros diminui não só a imagem e o estatuto dela mas também a nossa imagem;
Deveremos defender as acções dos nossos colegas
– principalmente se não possuímos todos os factos. De igual modo não deveremos tentar defender o que é obviamente indefensável, pois seremos considerados idiotas;
Embora alguma bisbilhotice seja um ingrediente vital na maior parte das relações, deveremos evitar por incompleto as invejas e rancores;
Deveremos falar bem da nossa firma, para sermos bons embaixadores da mesma, devendo para tal estarmos sempre bem informados do que lá se passa.
Todos esses ingredientes são vitais para uma sã convivência entre as empresas e todos os actores que as representam nas diferentes negociações.
